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Les étapes d’un projet d’archivage physique

De l’audit documentaire à la destruction : présentation du processus d’archivage physique

Vous souhaitez externaliser vos documents papier et les confier à des archivistes experts ? Pour que l’archivage se déroule le mieux possible, il est nécessaire de bien déterminer vos besoins afin d’élaborer les processus de prises en charge de vos archives les plus adaptés. Depuis l’audit documentaire de vos archives à leur destruction, voici les principales étapes proposées par Novarchive afin d’assurer la pérennité, la sécurité et la confidentialité de vos documents papier.

Audit documentaire et stratégie à adopter

Parce que chaque organisation a des besoins différents, le premier pas consiste à définir vos besoins et analyser les documents à archiver (nature des documents, degré de confidentialité, valeur probatoire), choisir le mode de conservation le plus approprié et adopter une stratégie d’archivage en conformité avec la législation en vigueur.

Élaboration des outils : inventaire, plan de classement, tableau de gestion…

Une fois votre stratégie définie, nos archivistes établissent avec vous un plan de classement et un tableau de gestion personnalisé afin de construire votre inventaire. Pendant cette étape, toutes les durées de conservation des documents sont notamment revues.

Mise en conteneur et transfert des documents

Selon votre disponibilité, nos archivistes missions procèdent à la mise en conteneur et au transfert de vos documents quand vous le décidez et dans le respect de vos délais. Vos archives sont conditionnées pour être inventoriées ou sont inventoriées directement dans vos locaux puis transportées jusqu’au site de conservation dans des navettes sécurisées et géolocalisées.

Stockage et consultation des archives

Selon le mode de conservation choisi, vos archives sont stockées dans des conteneurs (1 conteneur = 5 boîtes archives classiques de 10 cm), en linéaire ou dans des salles spécifiques (sécurisée, à température et hygrométrie maîtrisées, …). Nos sites sont entièrement clos et placés sous surveillance vidéo 24h/24 et 7j/7. L’accès est strictement contrôlé et seul le personnel autorisé et enregistré peut consulter les archives. Vous pouvez gérer toutes vos archives (physique et électroniques) depuis le portail Novadoc®, le portail web de Novarchive ou par email et téléphone.

Destruction des archives

Une fois la période de conservation minimum légale dépassée, Novarchive vous informe et vous pouvez décider de les conserver ou de les détruire. Après validation de votre part, vos archives sont broyées et recyclées soit de manière « classique » soit de manière sécurisée pour assurer jusqu’au bout la confidentialité de vos archives. Novarchive peut également continuer à conserver vos archives sans limite de temps.

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