Qu’est-ce qu’une gestion électronique des documents ?

Gestion documentaire électronique ovarchive

Si vous désirez profiter d’une solution efficace pour la gestion de vos documents d’entreprise, la gestion électronique des documents (GED) est précisément ce qu’il vous faut.

Voici en quoi la GED consiste, ses avantages et comment mettre en place un processus de numérisation de vos documents. Couplé avec un service d’archivage électronique (SAE), la GED est un outil puissant de productivité et pérennité des documents en entreprise.

En quoi consiste la gestion électronique des documents ?

La gestion électronique des documents met en œuvre plusieurs étapes dans lesquelles l’on va classer puis archiver numériquement des documents papier. Ces documents seront aussi traités puis exploités plus facilement et plus rapidement qu’avec un format papier.

Ce processus de gestion mis en place est destiné à :

  • trier et supprimer tout papier obsolète devenu inutile pour l’entreprise ;
  • conserver toute la documentation essentielle sur le patrimoine de l’entreprise et son fonctionnement (documents historiques sur sa vie) ;
  • sauvegarder et archiver numériquement toute documentation d’entreprise actuellement sous forme papier ;
  • garder une trace numérique de gros volumes d’archives papier ;
  • faciliter le traitement de l’information, car il n’est plus nécessaire de brasser de nombreux documents papier pour accéder aux informations requises ;
  • mais aussi rendre plus simple la diffusion des documents à tous au sein de l’entreprise (par mail notamment).

Une entreprise a tout intérêt à se tourner vers une solution GED associée à une solution SAE pour améliorer et optimiser ses tâches liées à la conservation et à l’archivage, comme vous pouvez le constater.

Une solution GED est idéale pour une gestion optimale de vos documents

La gestion électronique des documents est vivement recommandée pour simplifier les tâches liées à l’activité quotidienne en entreprise. En plus de faciliter largement la gestion des documents, elle offre d’autres possibilités non négligeables pour une entreprise, et cela quelle que soit sa taille.

En voici quelques exemples :

1. Classer efficacement ses documents et réduire amplement les archives

La place occupée dans une entreprise pour le stockage des archives papier est toujours considérable. Et plus une entreprise existe depuis longtemps et plus elle possède d’archives !

Il y a parmi ces archives de la documentation comptable, fiscale, mais également des données RH et sociales, pour ne citer que quelques exemples. Mises bout à bout, toutes ces archives papier (généralement stockées dans des boîtes à archives dans la plupart des entreprises) occupent beaucoup de place sur les étagères.

Elles sont également peu pratiques à exploiter ! En effet, accéder à un document précis demande d’effectuer des recherches dans la salle d’archives puis dans la boîte de stockage des documents concernés. Cela prend du temps et demande de nombreuses manipulations d’archives papier.

De plus, la quantité de ces archives augmente chaque année. La GED apporte une solution efficace pour chacun de ces points et simplifie grandement le stockage des archives ! En effet, suivant un plan de classement adapté à l’activité de l’entreprise, l’accessibilité du document est immédiate et participe grandement à l’amélioration de l’efficacité de vos équipes.

Associé un système d’archivage électronique à une gestion électronique des documents permet de facto de garantir la même efficacité dans le traitement de vos archives électroniques.

2. Offrir un circuit de validation des documents numérisés plus performant

Le circuit de validation des documents électroniques permet à l’entreprise d’être plus réactive puisque chaque document numérisé tracé est accessible, facile à suivre et à valider. De plus, la distribution aux destinataires se fait en quelques secondes seulement par voie électronique !

Par conséquent, la mise en œuvre d’une solution GED contribue aussi à un travail collaboratif plus qualitatif au sein de l’entreprise. L’échange d’informations numérisées est bien plus fluide que ne l’est celui d’archives papier. Il y a également moins de risques d’erreur vu que chaque document est soigneusement vérifié et identifié numériquement.

Il faut aussi savoir que les processus métiers sont de plus en plus reliés à la gestion de documents électroniques. Cela permet à la communication entre la gestion documentaire électronique et le processus métiers de gagner en efficacité.

Les avantages apportés par une solution GED

Une solution GED apporte des avantages non négligeables pour une entreprise. Concrètement, chaque type de document papier de l’entreprise peut être numérisé afin d’obtenir un double numérique de ce dernier, de façon à conserver une trace, et qu’il soit facilement accessible sur les ordinateurs.

Le management électronique des documents offre également des avantages considérables pour l’entreprise. La gestion de documents numériques en association à un système d’archivage électronique permet ainsi :

  • un gain de temps appréciable pour consulter et diffuser l’information ;
  • de réduire les coûts liés à l’archivage papier (mains d’œuvre pour l’archivage, boîtes à archives, dossiers, feuilles, meubles, etc.) ;
  • d’être plus écologique ;
  • d’acquérir de manière sécurisée des archives se conservant mieux dans le temps et utilisables juridiquement ;
  • de disposer d’archives dans des formats numériques courants (PDF, JPG, PNG ou encore TIFF) facilement exploitables ;
  • et d’avoir un moyen informatisé pour classer ses archives et les indexer facilement ensuite (dossiers, sous-dossiers et fichiers).

L’electronic document management a également pour avantage important de rendre la gestion des documents d’entreprise plus performante à tout niveau ! Ainsi, l’entreprise peut profiter d’un procédé de stockage efficace et accessible rapidement aux personnes qui en ont besoin pour travailler.

Les documents circulent ainsi plus facilement grâce à l’informatique, ce qui améliore tout naturellement la communication interne.

Comment mettre en place la gestion électronique des documents ?

Si vous souhaitez à votre tour mettre en place de la gestion électronique des documents, il vous faut dans un premier temps réaliser un cahier des charges qui indiquera les informations suivantes :

  • les attentes de votre entreprise ;
  • vos exigences concernant la solution que vous voulez employer ;
  • quelle partie du cycle de vie du document numérique est à gérer

En tant qu’entreprise spécialisée dans le conseil en gestion documentaire, nous pourrons vous accompagner sur toute votre réflexion, étudier votre besoin et votre cahier des charges afin de vous proposer des solutions pleinement adaptées à vos besoins.

Nos solutions internes d’archivages électronique ainsi que nos relations étroites avec des partenaires éditeurs de GED nous permettront de vous proposer les solutions adaptées à votre entreprise.

N’hésitez pas à prendre contact avec nous pour profiter vous aussi des avantages offerts par la gestion documentaire électronique.