Qu’est-ce qu’un logiciel SAAS de gestion d’archives ?

Logiciel SAAS gestion d’archives Novarchive

Si les premiers pas sont encore timides, l’archivage numérique s’impose peu à peu dans les entreprises. Selon un rapport de Serda Conseil, en 2021, 19 % des entreprises françaises disposaient d’une solution d’archivage électronique et 52 % l’envisageaient.

Plusieurs options existent : les solutions de stockage des documents électroniques sur serveurs internes ou les systèmes d’archivage électronique externalisés (SAE). Ceux-ci sont dominés par les logiciels en mode SAAS. 

Découvrez les avantages et le fonctionnement de ces solutions logicielles offrant une grande flexibilité dans l’archivage des documents électroniques.

De quoi parlons nous ?

SAAS signifie software as a service ou « logiciel en tant que service » en français.

Les logiciels de gestion documentaire en mode SAAS sont des solutions de services informatiques hébergées dans le cloud, c’est-à-dire sur des serveurs distants accessibles via internet.

Les solutions logicielles proposées en cloud computing se distinguent par leur grande facilité d’utilisation. Elles sont accessibles à partir d’un simple navigateur web grâce à un lien internet.

Quels sont les avantages des logiciels d’archivage SAAS ?

La mise en place d’un système de gestion de logiciel en mode SAAS présentent de nombreux avantages, notamment pour les petites et moyennes entreprises dont les moyens financiers et informatiques sont limités :

  • Des coûts maîtrisés : l’accès à un logiciel de gestion de documents en mode SAAS se fait par abonnement. Le tarif varie en fonction des besoins (fonctionnalités, volumétrie…) La solution étant hébergée hors de son système d’information, l’entreprise ne supporte pas de coûts de maintenance et de mise à jour.
  • Une solution flexible : les solutions logicielles SAAS se distinguent par leur offre large de fonctionnalités et de modules et leur souplesse de paramétrage.
  • Une accessibilité : 24 heures/24 et 7 jours/7.
  • Une haute qualité de service : choisir le mode SAAS n’est pas un choix au rabais. Les fournisseurs de service se doivent de respecter les obligations légales et réglementaires encadrant la gestion des archives. Tous les logiciels SAAS proposés sont des solutions expertes garantissant la sécurité des données et la valeur probante des documents électroniques. Ils disposent de toutes les fonctionnalités pour assurer la pérennité, l’intégrité et la traçabilité des fichiers. 

Comment fonctionne un logiciel SAAS de gestion d’archives ?

Le logiciel SAAS de gestion d’archives est un outil dédié à l’archivage de longue durée de tous les documents électroniques de l’entreprise. On le confond parfois avec la gestion électronique de documents (GED). La gestion documentaire n’a pas la même finalité. Elle consiste à stocker des fichiers à des fins de partage et de modification.

Le logiciel SAAS de gestion d’archives est un outil souple qui propose toutes les fonctionnalités indispensables au processus d’archivage.

L’importation et le versement des archives

Les logiciels en mode SAAS proposent plusieurs solutions d’import des archives, manuelles ou automatiques. L’import s’effectue simplement par le portail éditeur, via un service web ou via des liens FTPS, suivant le protocole sécurisé d’échanges. Nombre de fournisseurs de service ont mis en place le standard d’interopérabilité SEDA (Standard d’échange de données pour l’archivage) définissant les types et la forme des échanges.

La majorité des outils proposent également l’importation de documents électroniques en masse et le suivi des versements en temps réel.

Les logiciels SAAS de gestion d’archives gèrent pour la plupart tous les types de documents numériques (fichiers bureautiques, courriers électroniques, flux XML, images, fichiers compressés…). Certains permettent la conversion des documents vers des formats pérennes de type PDF/A.

Le classement des archives

Une grande variété de classement est proposée. Arborescence hiérarchique par domaine d’activité, types de documents ou métadonnées, création d’armoires virtuelles, reprise de la structure de classement mise en place dans l’organisation… : la grande majorité des solutions SAAS sont en mesure de s’adapter aux besoins des entreprises et des utilisateurs.

La recherche des documents électroniques archivés

Les logiciels SAAS de gestion des archives utilisent des moteurs de recherche aux capacités élevées, en mode simple ou avancée. La recherche peut s’effectuer par typologie de document, métadonnée ou en plein texte, via des requêtes locales ou globales.

La gestion des droits d’accès

L’accès se fait par identifiant et mot de passe à partir d’un navigateur web. Selon ses droits, l’utilisateur accédera aux services, informations et paramètres auxquels il est autorisé.

Pour sélectionner son logiciel SAAS de gestion des archives, plusieurs critères seront analysés : robustesse, évolutivité, maintenance, sécurité, souplesse de paramétrage, modules, et bien entendu les fonctionnalités garantissant la pérennité, l’intégrité et la traçabilité des archives. Le budget et le délai de mise en place seront aussi déterminants.

La norme NF Z42-013 est un gage de fiabilité, de sécurité et de performance. Tout doit être analysé au regard des besoins. L’objectif : disposer d’une interface simple, compréhensive et accessible à tous. Pour un archivage numérique efficace, quel que soit le logiciel de gestion choisi, une préparation rigoureuse sera indispensable.