La certification sur les « Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier »

Depuis le 11 avril 2022, Novarchive est certifié « Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier » par l’Association Française de Normalisation (AFNOR).  

Cette nouvelle certification NF 544 garantit le respect de la norme NF Z42-026 et précise les modalités d’audit du processus de numérisation pour les entreprises certifiées. Novarchive assoit dès maintenant son expertise sur le volet numérisation, en permettant à ses clients d’opter soit pour une numérisation « classique », soit pour une numérisation dite « fidèle ».

Qu’est-ce que la certification NF 544 ou « Numérisation Fidèle » ?

Origine de la certification

L’appareil juridique français a encadré la notion de copie fiable avec deux textes de loi importants :

  • L’article 1379 du code civil : « La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique. »

Ce texte de loi vient poser les bases de la notion de copie fiable et de sa valeur juridique devant la loi.

  • Le décret du 5 décembre 2016, relatif à la fiabilité des copies réalisées, vient compléter l’article précité du code civil. Il explique les conditions et les spécificités des opérations de la numérisation « fidèle ».

Par ailleurs, l’Afnor a publié la norme NF Z42-026 sur la « Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations ».  Cette norme donne les directives et des recommandations utiles pour la numérisation dite fidèle des documents.

La certification sur la numérisation « fidèle » a été créée, en ce sens, afin de répondre au mieux aux enjeux juridiques et de sécurité qu’engendrent la transformation numérique de l’entreprise. Ainsi, la certification NF 544 délivrée par Afnor Certification en tant qu’organisme de certification impartiale est un gage de qualité de la prestation de numérisation de NOVARCHIVE.

Pourquoi choisir la numérisation fidèle ?

schéma-numérisation-fidèle-nf544

  • La valeur juridique : la numérisation fidèle permet d’obtenir une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de vos documents papiers.

Elle confère à la copie numérique d’un original papier, une valeur d’authenticité et d’intégrité identique à cet original. En associant la numérisation fidèle et la conservation dans un SAE (Système d’Archivage Electronique), certifié NF 461 (NF Z 42-013), vous obtenez une copie fiable et garantissez l’intégrité des copies numériques ainsi que leur valeur probante, notamment si l’original papier est détruit. Le SAE (Système d’Archivage Electronique) préserve la valeur juridique de vos documents engageants.

différence entre copie fidèle et copie fiable numérisation fidèle
  • Sécuriser vos documents et bénéficiez d’une traçabilité certifiée : Novarchive, grâce à son logiciel hybride NOVADOC®, certifié NF 461 par l’AFNOR (norme NFZ 42-013), vous garantit la conservation sécurisée de vos documents.
  • Gagner en productivité et en efficacité : la numérisation de vos documents permet de garantir leur accessibilité. Vous pourrez partager facilement et rapidement des documents. Ainsi, vous pourrez optimiser les coûts liés au stockage et à la conservation des documents physiques.

Comment se déroule la Numérisation Fidèle ?

La Convention de Numérisation (CdN)

La Convention de Numérisation (CdN) est un document contractuel entre le Donneur d’Ordre (DO) et l’Opérateur de Numérisation (OP). Il est établi en amont de chaque projet de numérisation fidèle.   L’objectif est de définir, la prise en compte des besoins du client, les responsabilités et les tâches des parties prenantes dans le respect des exigences de numérisation fidèle.  

convention de numérisation fidèle schéma

Par ailleurs, les règles de certification NF 544 exigent une traçabilité à chaque étape du processus de numérisation. A la fin de la prestation, Novarchive délivrera une attestation de lot de numérisation fidèle. Cette attestation vient compléter les autres enregistrements démontrant la conformité des traitements et la fiabilité des livrables.

Les étapes du processus de la numérisation « fidèle »

La différence entre une numérisation « classique » et une numérisation « fidèle » est la valeur probante devant la loi du document numérisé selon les exigences des règles de certification NF 544.  Le processus de numérisation est constitué des 12 étapes suivantes.

  • Transfert des documents à numériser
  • Contrôle réception
  • Préparation
  • Numérisation
  • Traitements post-numérisation
  • Opérations de production des métadonnées
  • Composition des livrables numériques
  • Contrôles finaux
  • Livraison par l’OP des livrables numériques au DO
  • Contrôle des livrables par le DO
  • Traitement des documents d’origine après numérisation
  • Suppression des fichiers numériques

CONCLUSION :

Avec l’obtention de la certification NF 544, NOVARCHIVE peut dorénavant proposer une offre globale certifiée à ses clients (Archivage Papier, Numérisation Fidèle et SAE).