Quelle est la durée légale de conservation des documents professionnels ?

 

Pour conserver leurs documents, et surtout pour y accéder de façon plus efficace, les entreprises ont recours à des systèmes de gestion électronique des documents (GED). Cependant, divers textes de loi les obligent à tenir des livres de registres de documents où elles conservent les originaux papier et pour certains, un double numérique.

 

Même si ceux-ci peuvent être intégrés au système de GED, les documents physiques doivent être préservés un certain temps et rester exploitables. Les documents civils et commerciaux, les pièces comptables (compte annuel, bilan de compte), les documents commerciaux et fiscaux, les documents sociaux et de gestion du personnel sont soumis à une durée de conservation minimale fixée par le législateur. Pendant ce délai de conservation, l’administration, notamment fiscale, peut être amenée à exercer son droit de contrôle sur vos documents d’entreprise.

Les documents civils et commerciaux

Il existe une dizaine de documents civils et commerciaux qui doivent être conservés en l’état pendant une durée minimum et variable en fonction de la nature du document. Ils doivent pouvoir être produits sur simple demande à l’administration concernée en cas de contrôle.

2 ans 

  • • Garantie pour des biens ou services fournis au consommateur
  • • Police d’assurance

3 ans 

  • • Déclaration de douane

5 ans 

  • • Tous documents relatifs à la propriété intellectuelle (le dépôt de brevet et de modèle) à partir de la fin de la protection.
  • • Documents bancaires (les talons de chèques, les relevés bancaires, etc)
  • • Dossier d’un avocat consulté, à partir de la fin du mandat de celui-ci.

10 ans 

  • • Contrat ou une convention conclue dans le cadre d’une relation commercial
  • • Correspondance commerciale simple
  • • Contrats électroniques
  • • Factures clients et fournisseurs

30 ans 

  • • Contrats d’acquisition de cession des biens immobiliers et fonciers

Les pièces comptables

Le délai de conservation général des pièces comptables est de 10 ans. Ce délai concerne les livres et registres comptables (le livre journal, le grand livre, l’inventaire, etc ) et les pièces justificatives clés (bons de commande, les bordereaux de réception, les factures clients et fournisseurs dont la durée de conservation débutent à compter de la clôture de l’exercice. Tous les documents fiscaux (l’impôt sur le revenu et sur les sociétés) doivent être conservés pendant un délai de 6 ans. Il commence à partir de la dernière opération mentionnée sur les registres ou bien à la date à laquelle les documents ou les pièces concernées ont été établis.

 

Par exemple, toutes les pièces qui constituent les éléments qui établissent les revenus d’une société pour 2019, donc déclarés en 2020, doivent être conservés jusqu’à fin 2025. Les documents fiscaux qui doivent être préservés de la sorte sont les livres et toutes les pièces sur lesquelles l’administration fiscale peut exercer un droit de communication, d’enquête et de contrôle.

 

Les bénéfices industriels et commerciaux, bénéfices non commerciaux et les bénéfices agricoles en régime réel sont également concernés. Les impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles à responsabilité limitée, les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles et sociétés d’exercice libéral) sont également établies au moyen de documents frappés par ce délai de conservation. Les impôts directs locaux comme les taxes foncières et la contribution à l’audio-visuel n’y échappent pas non plus.

 

Enfin, la taxe sur le chiffre d’affaires et les taxes assimilées, les taxes sur les spectacles, les taxes sur les conventions d’assurances voient leurs documents constitutifs soumis aux mêmes délais de préservation.

 

Notez que le délai passe de 6 à 10 ans en cas d’activité occulte. Celle-ci est établie en cas de fraude fiscale, de dissimulation de revenus, de non-déclaration et d’activités illicites par exemple.

Les documents liés aux sociétés commerciales

Les sociétés commerciales exercent des activités bien spécifiques. Certains de leurs documents dit sociaux doivent être conservés de 3 à 10 ans.

 

10 ans 

  • • Comptes Annuels (bilan de compte, compte de résultats, annexes, etc.),à partir de la clôture de l’exercice.

5 ans 

  • • Documents constitutifs de la société ou d’une association (ses statuts et les pièces modificatives des statuts), à partir de la perte de personnalité morale ou de la radiation du R.C.S.
  • • Traités de fusion et tous les autres actes qui sont liés au fonctionnement d’une société commerciale, documents des sociétés absorbées.
  • • Documents très spécifiques aux sociétés commerciales (registre de titres nominatifs, mouvements de titres, ordres de mouvement, registres des procès-verbaux, conseil d’administration, etc.), à partir de la fin de leur utilisation.

Les sociétés commerciales sont tenues conserver pour leur 3 derniers exercices, les feuilles de présence et pouvoirs, le rapport du gérant ou du conseil d’administration et le rapport des commissaires aux comptes.

Les documents ayant trait à la gestion du personnel

Les informations concernant la gestion du personnel sont particulières, puisqu’elles comprennent des données personnelles.

Suivant la nature du document de gestion du personnel, il peut être exigé qu’il soit conservé de 1 à 5 ans :

 

1 an 

  • • La comptabilisation des horaires des salariés
  • • Leurs heures d’astreinte et de leurs compensations

3 ans 

  • • Tous les documents relatifs aux charges sociales
  • • Taxes sur les salaires
  • • Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait

5 ans 

  • • Le registre du personnel doit être maintenu dans un état exploitable à partir du départ du dernier salarié.
  • • Le bulletin de paie (les doubles papiers ou leurs versions électroniques)
  • • Contrats de travail
  • • Indemnités
  • • Soldes de tout compte
  • • Régimes de retraite
  • • Toute déclaration d’accident du travail auprès de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie
  • • Observations, mises en demeure de l’inspection du travail
  • • Vérifications et contrôles du Comité Social et Economique

L’organisation et la classification sont les clés d’une bonne gestion de conservation des documents.