Qu’est-ce que la norme NF Z42-013 ?

Norme NF Novarchive

Pour garantir en toute sécurité la conservation et l’intégrité des documents d’entreprise nativement dématérialisés (ou numérisés), la solution d’archivage choisie auprès d’un tiers doit respecter, entre autres, la norme NF Z42-013.

Voici ce qu’il faut savoir sur les normes en vigueur s’appliquant aux systèmes d’archivage électroniques et comment elles sécurisent les données stockées.

En quoi consiste la norme NF Z42-013 et quel changement a-t-elle subi ?

La NF Z42-013 est la norme française de l’archivage électronique, publiée pour la première fois en 1999 par l’AFNOR, et qui est aujourd’hui aussi une norme internationale : ISO 14641-1.

Ces normes définissent et précisent toutes les spécifications liées à la conception et à l’exploitation des systèmes informatisés utilisés dans le cadre de l’archivage numérique au sein des entreprises.

Concrètement, pour être en règle, tout système d’archivage électronique doit respecter la norme NF Z42-013 ou la norme ISO 14641-1. Elles seules permettent de pouvoir garantir la valeur probante d’un document (sa valeur légale), en détaillant l’ensemble des exigences à respecter dans la conservation de ces données.

Avantages fournis à l’entreprise par les normes en vigueur

Les différentes normes régissant tous les systèmes d’archivage électroniques apportent à chaque entreprise une sécurité et surtout la garantie de conservation de la valeur des documents, quelle que soit la durée de conservation. La pérennité, la sécurité et l’intégrité de chaque document dématérialisé et archivé est ainsi garantie.

Des outils permettant de vérifier la traçabilité de tous les mouvements des documents sont aussi mis à disposition des entreprises.

Comment les données sont traitées par le système d’archivage électronique ?

Un système d’archivage électronique régit par la NF Z42-013 fonctionne selon le modèle théorique OAIS (Open Archival Information System). Ce modèle international permet de gérer de manière optimale l’organisation et l’exécution de toutes les opérations liées à l’archivage des documents.

Ces opérations sont au nombre de 6 (entrées, gestion des données, stockage, administration, planification de la pérennisation et accès) et contribuent à ce que chaque archive numérique puisse être conservée sur une période longue. Le modèle OAIS, sous-jacent à la norme est une garantie fiabilité pour les entreprises et donc très sécurisant : elles sont ainsi certaines que leurs contenus archivés garderont totalement leur intégrité dans le temps.

Quels sont les bénéfices apportés par l’archivage électronique normé ?

Une entreprise utilisant un système d’archivage électronique sait que ses documents d’entreprise (bulletins de paie, statuts, contrats, entre autres) vont :

  • conserver leur état d’origine, leur intégrité et lisibilité dans le temps ;
  • être parfaitement sécurisés sans risque de vol de renseignements hautement confidentiels ;
  • être exploitables dans un cadre probatoire ;
  • ou encore rester accessibles aux personnes légitimes et sous conditions (par login de sécurité et autorisation d’accès au document).

La norme applicable aux systèmes d’archivage électroniques protège pour des dizaines d’années toutes les données électroniques conservées dans chaque coffre-fort numérique. Les entreprises ayant recours à une telle solution d’archivage peuvent ainsi avoir l’esprit plus tranquille qu’en utilisant seulement l’archivage papier.

Pour profiter de la sécurité apportée par les normes régissant les systèmes d’archivage électronique, nous vous conseillons de vous adresser à un service spécialisé dans l’archivage de documents électroniques tel que Novarchive. Nos solutions dédiées à la conservation des archives numériques sont particulièrement efficaces et vous assurent la totale intégrité et la pérennité de vos données dans le temps.

N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir des détails sur la mise en place d’une solution, sur des exemples de mise en place chez nos clients (santé, industrie, média, juridique, …) ou pour une démonstration de nos outils.