Qu’est-ce que l’archivage électronique ?

numerisation documents

Bien que la digitalisation s’intègre aujourd’hui au sein de toutes les entreprises modernes, bon nombre d’entre elles tendent encore à stocker leurs archives dans leurs bureaux ou sur leurs ordinateurs ou serveurs.

Mais la conservation des documents physiques dans une salle d’archives ne facilite en rien la tâche lorsqu’il s’agit d’accéder à des informations importantes et la conservation de documents numériques à vocation d’archivage sur un ordinateur ou un serveur ne rentre pas dans l’état de l’art et les bonnes pratiques.

D’où l’intérêt d’utiliser un Système d’Archivage Electronique (SAE). Cette stratégie vise à optimiser la performance opérationnelle d’une organisation, répondre aux exigences légales et normatives d’archivage numérique, en plus de s’inscrire dans une démarche de développement durable.

 

Vocation probatoire de l’archivage numérique

L’archivage numérique est un procédé visant à faciliter l’ensemble des actions, outils et méthodes liées à la gestion des documents à conserver.

Cette technique consiste à regrouper, classer et archiver de manière électronique, tous les dossiers utiles à une société dans leur version courante et définitive..

Ils peuvent ainsi être conservés sur le long terme, évitent toute dégradation et pourront servir comme preuve en cas de poursuite judiciaire vis-à-vis de l’entreprise.

Un document papier déjà existant peut bénéficier de ce procédé mais nécessite au préalable d’être scanné de manière fidèle avant de pouvoir être archivé.

Dans cette optique, le Système d’Archivage Electronique, SAE, est soumis à des obligations légales pour que les documents qui y sont stockés aient une valeur probante.

La norme AFNOR NF Z42-026 publiée en mai 2017 précise les conditions dans lesquelles les fichiers doivent être numérisés afin qu’ils conservent une valeur équivalente au document original.

 

Les différentes caractéristiques du système d’archivage

Un SAE nécessite d’être couplé à une politique de gestion documentaire, différenciant les données sensibles de celles qui le sont moins. Il se caractérise par plusieurs points-clés :

  • La conversion de documents papier en documents électroniques (fiches de paie, factures, contrats commerciaux, contrats de travail ainsi que des devis) après numérisation si possible fidèle
  • L’indexation des fichiers et de l’ensemble du courrier électronique.
  • La gestion d’un coffre-fort numérique, stockant les informations et les données numériques sensibles de l’entreprise.

Ces éléments peuvent décourager certaines sociétés à installer des supports de stockage électronique. Pourtant, ce procédé, une fois mis en œuvre, leur permet une gestion plus efficiente de leurs fichiers et une meilleure productivité, comme le signalait le rapport McKinsey en 2014. Et mise à part la conservation pérenne de données, cette nouvelle stratégie de dématérialisation ouvre les portes à d’autres nombreux avantages.

 

Les bénéfices liés à la dématérialisation des archives

Le concept d’archivage électronique, bien qu’il s’agisse d’un processus long, offre à une société un gain de place considérable. On pourrait être tenté de penser qu’il suffit d’archiver ses documents sur un simple cd-rom ou un disque SSD pour avoir un système d’archivage électronique pertinent.

Cependant l’un des paramètres important d’un système d’archivage électronique performant est la capacité qu’offre celui d’accéder ensuite simplement, rapidement et facilement aux documents archivés.

Ceci en utilisant soit un système d’indexation structuré soit une recherche full-texte sur la base de mots clés pertinents et pour cela un système tel que le SAE Novadoc développé par Novarchive s’avère indispensable et très vite rentable et permet surtout de donner une valeur probante aux documents qui y sont stockés.

En outre, l’actuel contexte de mobilité informatique exige de permettre à ses collaborateurs d’accéder aux données d’entreprise quel que soit l’endroit d’où ils travaillent. Ce que permet le SAE.

Enfin, en plus de bénéficier d’une manipulation aisée des fichiers, les données sont en sécurité étant donné qu’elles font l’objet de contrôles et traçages quotidiens. Aussi, si un hacker cherche à les pirater dans le but de les exploiter, il lui faudra trouver une faille dans le système.