Conserver ses archives : solution SAE ou stockage de documents sur serveur interne ?

Solution SAE Novarchive

Dès que l’on décide de mettre en place une solution de conservation de ses archives électroniques, se pose inévitablement la question : quel système ou logiciel de gestion choisir ?

Pour choisir la solution la plus adaptée, il faut garder en tête les vocations premières de l’archivage : la conservation légale et patrimoniale des documents. Les archives témoignent du respect par l’entreprise de ces obligations légales, commerciales et juridiques ainsi que du patrimoine informationnel de l’entreprise (propriétés intellectuelles, Recherche & Développement, données opérationnelles, etc).

Elles sont des preuves de sa bonne foi en cas de contrôle fiscal ou de l’Urssaf et en cas de litige. Ainsi elles permettront également de construire l’avenir de la société en s’appuyant à chaque fois que c’est nécessaire, sur les informations déjà détenues par l’entreprise.

Un système d’archivage doit garantir l’intégrité et la pérennité des documents et conserver leur valeur probante. Décryptage des différentes solutions.

Les 3 types d’archives

Il existe trois types d’archives. À chacun peuvent correspondre des solutions d’archivage numérique différentes et complémentaires :

  • Les archives de consultation dites « vivantes » : elles correspondent aux dossiers en cours et doivent être immédiatement disponibles et facilement accessibles.
  • Les archives intermédiaires dites « semi-vivantes » : ce sont les documents qui doivent être archivés sur la durée, avec valeur de preuve. Les durées de conservation sont variables. À titre d’exemple, les pièces comptables sont à garder au minimum 10 ans, les documents de Ressources Humaines entre 1 et 5 ans minimum selon le type de document, les justificatifs fiscaux jusqu’à 6 ans minimum, les contrats commerciaux 5 ans après leur fin minimum, etc.
  • Les archives « historiques » restent des documents à conserver sans limitation de durée. De nombreuses entreprises conservent leur données stratégiques, opérationnelles, industrielles et patrimoniales sans limite de temps car ces documents peuvent être réutilisés plusieurs décennies après leur création.

Les 5 règles d’or de l’archivage électronique

L’archivage électronique répond aux mêmes règles que l’archivage papier. Pour conserver la valeur probante du document numérique, la solution choisie doit obligatoirement garantir :

  • L’intégrité du document : l’origine, l’auteur, la date et l’heure du fichier doivent être garantis par un système d’horodatage. Pour une valeur probante garantie, il faut également pouvoir prouver que le document n’a subi aucune modification pendant toute la durée de sa conservation. Le journal d’événements retrace toute action réalisée, en précisant le type d’action effectuée, par qui et quand. Via un système de chaînage des journaux (principe repris dans la technologie blockchain), le système peut garantir l’absence de modification postérieure des journaux.
  • La pérennité du document : les données doivent rester lisibles dans le temps via le choix de formats adaptés. Par exemple, les fichiers bureautiques pourront être enregistrés en XML ou PDF-A, les images en .jpg, les bases de données en XML, les sons en MPEG-2, les vidéos en MPEG-4 AVC…
  • La confidentialité du document : les données de l’entreprise doivent être protégées, ainsi que les données personnelles, dans le respect du Règlement Général de Protection des Données (RGPD). Les niveaux de sécurité varient selon la sensibilité des informations. Un contrôle d’accès et d’authentification renforcée garantira la sécurité des données.
  • La disponibilité du document : le fichier doit être accessible pendant toute sa durée de conservation.
  • Et la réversibilité du système : quel qu’il soit, l’outil informatique choisi doit permettre de changer à tout moment de solution ou de prestataire, dans des conditions garantissant la valeur probatoire des documents et la sécurité des données. Tout fichier doit pouvoir être récupéré avec l’ensemble de ses éléments de preuve et ceux liés à sa traçabilité.

Une seule norme existe pour garantir aux clients que leurs données seront conservées en respectant tous ces points : la norme NF461 de l’AFNOR.

SAE ou stockage sur serveur interne : les matchs

SAE vs GED : deux outils aux usages différents

L’erreur la plus commune est d’associer GED (gestion électronique des documents) et archivage électronique. Ce sont deux solutions complémentaires, mais aux objectifs et fonctionnalités différents.

  • La GED est une solution de stockage (et non pas d’archivage) et de partage de l’information. Si ce n’est pas sa vocation initiale, elle peut être éventuellement utilisée pour l’archivage des documents « vivants ». Elle est mise en place afin de contribuer au travail transversal entre équipes projets dans une entreprise en facilitant l’accès aux documents grâce à un classement clair. Chaque collaborateur habilité peut modifier ou supprimer des fichiers. Elle permet la gestion des versions et la mise en place d’étapes de validation des documents. En aucun cas, une GED ne garantit l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des fichiers.
  • Le Système d’Archivage Électronique (SAE) est, en revanche, un outil dédié à l’archivage numérique des archives « vivantes », « semi-vivantes » et « historiques ». Les documents sont conservés dans un coffre-fort électronique intégré dans le SAE.

La solution présente toutes les garanties en termes de respect des normes de conservation, définies par la certification NF 461 : formats pérennes, données descriptives encapsulées, traçabilité, éléments de preuve associés (signature électronique, rapport de vérification d’intégrité…).

Le SAE permet aussi de vérifier régulièrement l’intégrité des documents. Ces vérifications automatiques ou manuelles peuvent porter sur un fichier ou l’ensemble des documents électroniques archivés.

SAE externe (mode Saas) vs solution interne (mode On Premise) : une question de gouvernance le plus souvent

L’archivage électronique peut parfaitement être mis en place en interne, dans une entreprise, en respectant des règles claires, notamment celles de la norme NF 461 de l’AFNOR.

La mise en place d’une solution interne présente certains avantages et peut répondre aux exigences propres à une société, comme la volonté de garder les données à l’intérieur de l’entreprise ou de choisir la localisation exacte des datacenters.

Dans ces cas, deux solutions s’offrent aux entreprises :

  • Le développement, suivi et maintenance d’une solution d’archivage électronique par les équipes informatiques de l’entreprise. Compte-tenu des fortes contraintes liées à cette mise en place (ordre de grandeur 2 à 3 ans minimum), seules quelques très grandes entreprises initient ce type de projet.
  • L’installation de la solution SAE d’un prestataire comme Novarchive sur les serveurs internes de l’entreprise. Bien plus complexes que l’utilisation des solutions Saas qui passent au travers d’un portail web, ces solutions sont choisies par certaines entreprises, le plus souvent pour des questions de gouvernance interne. Ces solutions permettent d’avoir un SAE rapidement accessible, sans avoir la complexité de gestion des développements d’une solution maison.

Le match des coûts : le SAE en mode Saas grand gagnant dans la plupart des cas

La mise en place d’une solution SAE développée en interne par une entreprise ou l’installation d’un SAE OnPremise d’un prestataire représentent des coûts d’investissement et de maintenance élevés, ainsi que des coûts salariaux non négligeables pour les entreprises clientes. Cependant, ces coûts peuvent être une solution envisageable, lorsque les données à stocker sont particulièrement importantes.

Le SAE en mode Saas de son côté offre une meilleure visibilité sur les coûts, grâce à des systèmes d’abonnement et la gestion tout-en-un par le prestataire. Il n’y a pas d’achat de serveurs dédiés, ni de coûts de maintenance, et le besoin de mobilisation du service informatique peut s’avérer quasi nul.

Un comparatif peut être réalisé pour tout besoin par une entreprise afin d’identifier la solution la plus adaptée et la moins onéreuse selon ses besoins et ses capacités.

Pour tout projet, le choix du partenaire est clé : il est nécessaire de bien choisir son prestataire. Les spécificités techniques et fonctionnelles des solutions proposées doivent être analysées, ainsi que les coûts associés. La norme NF Z461 étant un prérequis dans tous les cas.