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Externalisation de vos archives

Prise en charge de vos archives

Externalisation de vos archives

Prise en charge de vos archives

La prise en charge de vos archives a pour objectif d’intégrer dans nos différents sites de conservation les archives récupérer sur le(s) sites client. Il s’agit d’une opération qui se compose de plusieurs étapes : l’inventaire et le conditionnement de vos archives, l’enlèvement, le transport sur le site de conservation et l’intégration finale.

Inventaire de vos archives par nos archivistes experts

  • Construction de votre inventaire
  • Structuration votre archivage : élaboration d’un plan d’archivage personnalisé, reflet de votre activité de votre organisation
  • Identification de la typologie des documents par type de service
  • Détermination des durées de conservation retenues en corrélation avec la législation en vigueur
  • Mise en place des droits rattachés à chaque rubrique, notamment pour limiter les possibilités d’accès aux archives sensibles et confidentielles

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Conditionnement de vos archives

  • Conditionnement de vos documents dans nos boîtes d’archives adaptées à tous types et tous formats de documents. Ces boîtes sont ensuite placées dans des conteneurs d’archivage afin d’en assurer la sécurité durant le transport
  • Étiquetage des boîtes d’archives et des conteneurs d’archivage via un code barre personnel et détaillé afin d’assurer la traçabilité physique et informatique de vos archives

Enlèvement de vos archives

  • L’enlèvement de vos archives se fait directement dans vos locaux par nos équipes qui s’occupe de la manutention des conteneurs d’archivage suite au plan d’archivage et au conditionnement de vos documents réalisé par nos archivistes experts

Transfert de vos documents, de votre entreprise à nos site sécurisés

  • Transport de vos archives par navette sécurisée et géolocalisée vers le site de stockage le mieux adapté à vos besoins
  • Livraison sécurisée de vos consultations
  • Service d’astreinte 24/24 et 7/7 sur option

Navette sécurisée pour enlèvement d'archives

Intégration de vos archives

À la réception de vos archives sur notre site de stockage, nos équipes procèdent à 3 étapes :

  • Le contrôle de chaque conteneurs pour s’assurer de la qualité des étapes en amont (plan d’archivage cohérent, vérification des quantités…)
  • L’enregistrement informatique du code barre de chaque conteneurs pour assurer un suivi et une traçabilité constante
  •  Implantation de vos archives selon 3 modes de conservation (préalablement définit selon le besoin du client) : En conteneurs pour les archives peu ou pas consultées, en linéaire pour les archives très consultées ou en salles spécifiques  pour les archives sensibles

 

Intégration d'archives

Sécurité de vos archives

La sécurité de vos archives est assurée tout au long du processus d’archivage, du transport par navettes géolocalisées à leur intégration dans les travées de nos sites certifiés et sécurisés.

Sécurité de nos sites :

  • Système de télésurveillance 24/24, 7/7
  • Alarme anti-intrusion
  • Accès sécurisée aux sites
  • Sites clos dédiés exclusivement à la conservation d’archives
  • Conteneurs identifiables uniquement par codes
  • Système de détection et protection anti-incendie
  • Doublement du parc d’extincteurs

Pour en savoir plus sur la prise en charge de vos archives : cliquez ici

 

Conservation 

3 modes de conservation spécifiques et adaptés à tous les types d’archives

Conservation en conteneurs (archives peu ou moyennement consultées)

Stockage standard anonyme

  1. Stockage standard anonyme (références numériques seules apparentes) et aléatoire (archives réparties dans les cellules et surfaces ; pas d’espace préalablement réservé mais occupation des espaces disponibles)
  2. Le mode de conservation et de stockage des archives en conteneurs est un gage d’anonymat et de confidentialité

Identification par codes barres

  1. L’identification par codes barres préserve l’anonymat des conteneurs et des archives stockées

 

Conservation en linéaire (archives très consultées)

Conservation en linéaire

  1. Spécifiquement adaptée à des archives très consultées
  2. Dédiée à la conservation de supports spéciaux
  3. L’accès immédiat aux dossiers optimise vos coûts de gestion

 

Salles de conservation spécifiques (archives sensibles ou très confidentielles / bandes magnétiques)

Salles de conservation spécifiques

  1. Ce type de stockage et de conservation est dédié à des archives demandant un accès restrictif pour des archives particulièrement sensibles
  2. Ces espaces de stockages sont conçus sur demande pour des documents hautement sensibles
  3. Des salles spécifiques sont soumises à un contrôle d’accès renforcé, par caméras de surveillance et biométrie
  4. Une protection automatique contre l’incendie, par gaz ou par brumisation, couplée à un double circuit de détection de fumée

Salle sur-protégé

  1. La conservation des archives en salle sur-protégée est un service à valeur ajoutée de Novarchive

9 Sites de conservation hautement sécurisés et de nombreux moyens mis en oeuvre pour sécuriser la conservation de vos archives :

Protection permanente de tous nos sites d’archive

Protection permanente de tous nos sites d’archive

  1. Chaque point d’entrée dans un site de conservation et d’archivage dispose d’équipements de détection intrusion (volumétriques et/ou sabots)
  2. Les issues de secours sont en surveillance 24h/24 (toute porte ouverte en journée déclenche immédiatement une alarme sonore)
  3. Toutes les centrales d’intrusion sont reliées à un PC de télésurveillance 24h/24

Surveillance de la périmétrie

Surveillance de la périmétrie

  1. Nos sites Novarchive dédiés à la conservation sécurisée de vos archives sont clos (clôtures et portails automatiques)
  2. Les accès à nos sites sont contrôlés à l’entrée et à la sortie : barrières avec interphone et caméras de surveillance

Gestion stricte des Habilitations et Badges

Gestion stricte des Habilitations et Badges

  1. Toute personne présente sur le site de stockage des archives fait l’objet d’une habilitation préalable
  2. Tout visiteur (société externe ou personnel Novarchive non habilité pour le site) fait l’objet d’un enregistrement
  3. Accès réservés exclusivement au personnel Novarchive soumis au secret professionnel

Application d’une politique de sûreté

  • Notre personnel travaillant sur nos sites de conservation sécurisés est astreint par contrat au secret professionnel le plus strict
  • Notre politique sélective de recrutement fait l’objet d’une validation du Ministère Français de la Défense

Utilisation des meilleurs systèmes de détection et protection incendie pour nos sites de conservation hautement sécurisés

Nos sites d’archivage sécurisé sont équipés de systèmes de détection incendie de très haute performance relié 24h/24 au pc de télésurveillance, soit par analyse de l’air en continu (système Vesda Laser) soit par détecteur linéaire de fumée à faisceau infrarouge NF EN 54-12 et certifié AFSAD n°121/03/17/F7

Équipements Anti-feu

Un système de sprinklage très performantUn système de sprinklage très performant

  1. Ce système automatique très récent permet de protéger les archives et les personnes contre le risque incendie. Ce projet a été étudié suivant la règle R1 APSAD (Edition 07.2008.1 (mars 2009) et les règles de l’Art éditées par le Groupement des Installateurs de Sprinkleurs (G.I.S.)
  2. Ce système propose trois fonctions essentielles : Détecter un départ de feu, Alerter et avertir les personnes à proximité et déclencher les moyens de lutte incendie, Éteindre l’incendie, contenir et refroidir les structures

Un Système de brumisation Un Système de brumisation :

  1. La cellule de Rosny sur Seine est équipée d’un système d’extinction par brumisation ou brouillard d’eau permettant une extinction du feu instantanée
  2. La brumisation permet un refroidissement important et rapide des structures et des combustibles sans choc thermique
  3. Pour circonscrire le feu, seule une très faible quantité d’eau est nécessaire, évitant ainsi la destruction des archives par l’eau
 


doublement du parc d’extincteurs Un doublement du parc d’extincteurs :

  1. Tous les sites d’archivage hautement sécurisés de Novarchive bénéficient d’un doublement du parc d’extincteurs par rapport aux normes en vigueur : 1 extincteur pour 100 m2, correspondant à la norme des Archives de France, contre 1 extincteur pour 200 m2 requis par l’APSAD ( règle 4 des compagnies d’assurances)

La sécurisation de vos archives, une qualité reconnue chez Novarchive

  • Nos sites sont des établissements classés ; ils font l’objet d’audits réguliers par les inspecteurs de la DRIRE (Préfecture – prévention de risques), et de la SDIS (pompiers – services départementaux)
  • La qualité de nos sites d’archivage est certifiée conforme à la norme NF 40-350, référentiel récent et unique sur l’archivage ; nos installations sont à ce titre chaque année inspectées par des auditeurs indépendants et assermentés de l’AFNOR
  • Tous les établissements Novarchive répondent aux normes APSAD fixées par les compagnies d’assurance, et leur conformité attestée par la délivrance des certificats N18 et N4, établis par les inspecteurs de l’APAVE

 

Consultation

La consultation des archives fait partie intégrante de l’externalisation. Elle peut être un facteur clé pour la performance et l’efficacité de l’entreprise. Novarchive s’adapte à tous les besoins en fonction des organisations internes propres à chaque organisation.

Plusieurs moyens de commande :

  • Via le portail internet sécurisé Novadoc : Conjuguez rapidité et efficacité grâce au portail Novadoc sécurisé qui simplifie la gestion et la consultation de vos archives physique et numérique
  • Par Mail
  • Par téléphone

Un service « consultation » est disponible du lundi au vendredi pour réceptionner vos demandes et programmer les livraisons.

Plusieurs modes de livraisons :

  1. Livraison standard J+1
  2. Livraison express sous 3h
  3. Scan on Demand: livraison par mail sécurisé ou portail internet :
    • L’utilisateur habilité envoie une demande de consultation
    • Les équipes de Novarchive identifient le document dans l’inventaire du client
    • Novarchive numérise le ou les documents demandés
    • La livraison du document se fait immédiatement par mail au demandeur

Un moyen unique gérant vos commandes et vos livraisons : Le portail internet sécurisé Novadoc

  • Novarchive a conçu Novadoc, portail web sécurisé et convivial, accessible par mot de passe évolutif et maitrisé en interne
  • Conçu par nos équipes de développement, Novadoc satisfait les utilisateurs dans leur demande d’un service efficace, professionnel et simple d’utilisation
  • Novadoc est un outil de gestion, administration et consultation et livraison de vos archives, disponible 24/24 :

–  Accès à l’inventaire des documents archivés

–  Recherche d’un document par mots-clés

–  Visualisation de l’image d’un document numérisé

–  Demande de livraison ou restitution de documents archivés

–  Identification des mouvements en cours et leur antériorité

–  Création, modification ou annulation des droits d’un utilisateur

–  Accès à l’historique des mouvements

–  Accès aux statistiques de consultation

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